Le groupe BASSETTI, leader dans le management de l’expertise technique, dresse le bilan du déploiement de la solution de Knowledge Management (KM) i2Kn de MeetSYS – sa filiale spécialisée dans la capitalisation des connaissances tacites* – au sein des services de Recherche et Développement (R&D) et d’Ingénierie d’Applications (AE) de GGB, fournisseur de solutions tribologiques pour l’automobile, l’industrie et l’aéronautique.
Face à la nécessité de préserver des savoir-faire complexes et précieux, créés ou acquis par ses experts (opérateurs, techniciens ou ingénieurs), i2Kn a permis la construction d’un réseau de connaissances adapté à l’organisation R&D/AE de GGB – via la création de plus de 800 pages capitalisant non seulement les informations mais aussi les raisonnements liés à un produit ou un terme spécifique – et une meilleure interaction et collaboration entre les différents sites de l’entreprise à l’international.
Le Knowledge Management, enjeu stratégique pour un transfert efficient de connaissances entre générations
Le Knowledge Management (KM) est l’ensemble du processus visant à capitaliser, gérer et réutiliser le patrimoine intellectuel afin d’assurer sa pérennité et sa transmission au sein d‘une entreprise. A l’heure où l’INSEE recense 1/4 de la population active âgée entre 50 et 65 ans, le KM est, plus que jamais, un enjeu stratégique pour les entreprises. Il permet de transmettre les savoir-faire, faciliter l’apprentissage, améliorer la prise de décision, anticiper les risques et augmenter la performance par l’innovation.
Chez GGB, entreprise internationale du groupe Timken comptant plus de 900 salariés dont 200 en France, les carrières s’inscrivent souvent dans la durée – parfois plus de 40 années. Dans ce contexte, il est apparu nécessaire de chercher des solutions visant à préserver et transmettre les très nombreuses connaissances générées par ses experts au fil des années.
C’est de ce constat que le spécialiste de solutions tribologiques entreprend en 2016 une démarche de gestion des connaissances (KM), qu’il s’agisse de les capitaliser au fil des années mais aussi dans un souci d’anticipation des départs à la retraite de ses plus anciens employés. Il compare alors plusieurs outils sur le marché et choisit finalement MeetSYS, filiale du groupe BASSETTI, pour mettre en place i2Kn (Intelligence to Knowledge Network), démarche associant une méthodologie innovante d’interviews et de modélisation des raisonnements des experts à un logiciel de capitalisation et restitution de ces savoir-faire.
Un annuaire d’experts pour valoriser et pérenniser le capital humain de l’entreprise
Accompagnée par les experts scientifiques de MeetSYS, GGB est alors en mesure de cartographier et d’enregistrer au sein d’i2Kn les raisonnements, l’expérience et les connaissances associées de ses trois pôles (Design Produit, Tribologie et Ingénierie d’Applications), au travers de pages rédigées puis enrichies au fur et à mesure par ses experts. Renommée « GGBrain » pour renforcer le sentiment d’appartenance, cette plateforme collaborative intranet privée et sécurisée de type « Wiki » – dont l’ergonomie intuitive ne nécessite aucune compétence en informatique – agit tel un réseau neuronal des connaissances et des savoir-faire métiers de l’entreprise.
En effet, l’une des forces d’i2Kn est d’interconnecter automatiquement les pages créées par des liens dynamiques : grâce à un système d’alias plus puissant que de simples mots clés, les contributeurs organisent des renvois automatiques vers des informations en rapport avec le sujet consulté.
Centralisant en toute confidentialité l’ensemble des personnes et initiatives liées au Knowledge Management (Sharepoint, équipes dédiées aux expertises sur les applications types, Technical Excellence Academy, etc.), « GGBrain » constitue le point d’entrée unique facilitant la recherche des connaissances générées au sein des équipes R&D/AE de l’entreprise.
« La mise en place de notre démarche de gestion des connaissances a été grandement facilitée par l’instinctivité d’i2Kn, son environnement « Wiki » et sa faculté à générer automatiquement des liens. L’ensemble des parties prenantes s’est aisément familiarisé avec le concept de Knowledge Network, permettant la mise en réseau des documents isolés et des personnes », explique Raphaël Chantossel, Ingénieur R&D et Knowledge Manager chez GGB.
Une gestion efficace du cycle de vie des connaissances grâce à une démarche et une organisation structurée
La mise en place, avec succès, de la solution i2Kn permet un gain significatif de temps lors de l’arrivée de nouveaux employés en vue de les rendre efficaces et autonomes le plus rapidement possible. Tout au long de leur carrière au sein de GGB, tant les experts que les managers peuvent, à tout moment, chercher des informations et réutiliser les connaissances de la base pour gagner en efficacité. Lorsqu’un expert quitte l’entreprise (retraite ou changement d’emploi), la capitalisation de l’ensemble de ses connaissances s’avère primordiale en vue de limiter au maximum les pertes de savoir-faire et de les transmettre aux équipes en place ainsi qu’aux nouveaux arrivants.
Si l’accompagnement de MeetSYS demeure indispensable, en particulier dans le cadre de la capture de connaissances des salariés quittant l’entreprise ou encore de la révision de l’existant lorsqu’un sujet doit être réexaminé dans i2Kn, GGB a fait le choix de tendre vers l’autonomie en structurant sa démarche de Knowledge Management en interne. L’entreprise a ainsi mis en place une organisation dans laquelle les managers de chaque pôle se réfèrent à un KM Pilot à même de les accompagner dans la démarche globale, et plus spécifiquement à travers l’outil. Ces derniers – réunis au sein d’un KM Steering Commitee – ont pour rôle de développer à la fois « GGBrain » mais aussi les autres initiatives liées à la gestion des connaissances (leaving experts, onboarding experts, lien avec la propriété intellectuelle et la gestion de projets, etc.). Ils font le lien avec des Thematic Leaders, sélectionnés pour leur appétence pour le KM, eux-mêmes alimentés par les employés de GGB – qu’ils soient opérateurs, techniciens ou ingénieurs – ayant une expérience sur une thématique donnée.
Les experts de GGB ainsi reliés par leur savoir-faire peuvent identifier ceux qui ont été confrontés à des problématiques similaires ou liées. Participant au désilotage et renforçant l’entraide au sein de la communauté d’experts, c’est l’ensemble de l’entreprise qui gagne en efficacité. Observant une réelle valeur ajoutée au niveau de la valorisation de son capital immatériel, GGB a rapidement étendu le déploiement d’i2Kn et de sa démarche à plusieurs de ses sites R&D/AE et de production en France, en Allemagne, au Portugal, en Chine et aux États-Unis.
« En complément de l’outil et du précieux accompagnement sur mesure de MeetSYS, une démarche de gestion des connaissances efficiente nécessite des ressources en interne, de la patience et de la persévérance pour que la culture KM se déploie, mais aussi et surtout une organisation structurée au sein de laquelle chacun a un rôle défini », conclut Florent Vorger, Leader AE et Pilote KM chez GGB.
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