Insight a été choisi par le CRiP et l’IMA pour accompagner leur migration commune vers Office 365

Ces Clubs associatifs se sont appuyés sur les services managés d’insight pour moderniser leurs pratiques collaboratives et bâtir un écosystème 0365 sécurisé.

Insight, intégrateur mondial des Insight Technology Solutions et de services, a été choisi par le CRiP et l’IMA, associations de loi 1901 dans le cadre d’un projet de modernisation pour renforcer l’agilité et fluidifier la collaboration même en mobilité. Les clubs associatifs se sont également appuyés sur les services managés d’Insight pour accompagner leurs collaborateurs dans ce changement et se recentrer sur des activités stratégiques et créatrices de valeur.

Le CRiP (Club des Responsables d’Infrastructure, de technologies et de Production Informatique) est le premier groupement français de directions IT, institution centrale du marché technologique français. Il regroupe 355 organisations adhérentes et réunit aujourd’hui près de 12 000 membres (CTOs, DSI, et leurs équipes). Son rôle est de produire du contenu et de partager des projets à forte valeur ajoutée.

Le CRiP est également associé à l’IMA (Innovation Makers Alliance), le premier groupement français de directions innovations, en lien direct avec la BPI, la DGE et le ministère de l’économie et des finances. L’IMA représente 95 entreprises et administrations adhérentes, rassemblant 4000 responsables stratégiques et opérationnels d’innovation technologique (Chief Innovation Officers, directions métiers menant des projets innovants, directions R&D et IT) pour travailler sur des thématiques autour de l’innovation d’entreprise.

Le CRiP et l’IMA travaillent de manière exclusive avec ITiForums et Bee Inn, entreprises commerciales, qui gèrent le développement technologique des plateformes digitales, la logistique des évènements et les activités commerciales de sponsoring auprès des fournisseurs de technologie. Ces 4 entités extrêmement connectées (CRiP, ITiForums, IMA, BeeInn) occupent les mêmes bureaux à Paris et Bordeaux. Les équipes communiquaient jusque-là par emails. Elles partageaient des documents par le biais de plateformes diverses telles que Google Drive ou Dropbox représentant un risque important en termes de sécurité et de perte des données. De plus, leurs collaborateurs et partenaires disposaient de différentes versions d’Office et leurs calendriers n’étaient pas connectés.

Cet environnement hétérogène complexifiait l’échange de documents et nécessitait des actions chronophages en termes de dotation de droits de lecture. Ces 4 entités souhaitaient faire gagner cet écosystème en agilité et simplifier la collaboration digitale de leurs collaborateurs. Cette modernisation passait notamment par l’adoption d’un système à même de rendre visible les agendas respectifs des divers acteurs internes mais également en unifiant les plateformes de communications, employées à la fois en interne et par les adhérents des associations. Par ailleurs, les deux associations et leurs partenaires commerciaux fournissaient des téléphones à leurs collaborateurs pour accéder à des emails dont l’historique était difficilement accessible (application MAIL sur iPhone). Ces quatre acteurs souhaitaient donc trouver une solution leur permettant d’accéder rapidement à toutes leurs informations, de façon sécurisée, même en mobilité.

Pour répondre à ces objectifs, les quatre organisations ont choisi de s’appuyer sur la technologie Office 365 afin de bénéficier des dernières applications mises à jour et accroître la performance, en bâtissant un espace centralisé de gestion du savoir. Microsoft Teams étant déjà utilisé par la majeure partie des organisations adhérentes au CRiP et à l’IMA, cette solution a été naturellement retenue comme plateforme de communication unique. L’équipe technique de ces quatre entités, localisée à Bordeaux et de taille réduite, était jusqu’ici souvent sur-sollicitée par des actions opérationnelles, parfaitement externalisables, telles que la gestion des emails.

C’est pourquoi, ITiForums, instigateur de ce projet, en accord avec le CRiP, l’IMA et BeeInn, s’est tourné vers Insight, un intégrateur de solutions, premier LSP Microsoft mondial, en capacité de mener le projet de bout en bout, notamment avec son offre de services managés. Opter pour l’offre clé en main d’Insight permettait au CRiP et aux entres entités d’avoir une extension totalement personnalisée de leur service IT commun. Cette dernière, assurée par des experts sur les technologies Microsoft, pouvait ainsi gérer les difficultés liées à toutes migrations des systèmes et faire l’interface avec l’éditeur tout en répondant aux inquiétudes et problématiques des utilisateurs. Par ailleurs, externaliser la gestion du projet permettait aux équipes techniques des 4 entités de se concentrer sur des actions plus stratégiques et ne nécessitait pas de les faire monter en compétence.

Bien que le nombre des collaborateurs concernés par la migration soit moins important qu’au sein d’un grand groupe, le projet était particulièrement complexe. En effet, chaque utilisateur disposait de systèmes, de logiciels et de périphériques différents. Ceci impliquait l’élaboration d’une stratégie spécifique pour quasiment chaque compte migré. Une phase de veille et de référencement a donc été nécessaire en amont afin d’identifier les problématiques et habitudes de travail individuelles de chacun des postes concernés et trouver les outils adéquats. Un accompagnement du changement individualisé a été instauré afin de faciliter l’adoption, notamment sur mobile. Une fois la migration effective, Insight a conseillé sur le choix de licensing pour permettre aux quatre entités de réaliser des économies.

Le passage sous Office 365 a permis de fluidifier la collaboration entre les associations et leurs partenaires commerciaux et a mis fin à un mode de travail en silos. Ces acteurs sont digitalement intégrés dans le même écosystème et les processus sont simplifiés. Une gestion de la connaissance plus profitable est aujourd’hui instaurée, via des outils tels que SharePoint et OneDrive, pour un partage de l’information agile mais aussi totalement sécurisé. Les boîtes de réception emails sont à présent également protégées des spams pour un plus grand confort des collaborateurs. Les services managés d’Insight ont libéré les équipes techniques des plaintes auparavant quotidiennes de bugs, des oublis de mot de passe, des dotations de licences etc. qui représentaient à elles-seules entre 5% et 10% de leurs activités quotidiennes. Le choix de Microsoft Teams, référence chez les adhérents des deux associations, a supprimé de nombreux problèmes techniques et permis au CRiP et à l’IMA de communiquer plus facilement avec tous leurs partenaires externes, une donne plus que nécessaire pendant cette période de crise sanitaire où les appels en visioconférence sont démultipliés. Grâce à l’accompagnement au changement dispensé par Insight, le CRiP, l’IMA et les deux entités commerciales ont pu s’assurer de la satisfaction de leurs équipes. Le projet bénéficie d’un taux d’adoption remarquable puisque la quasi-totalité des collaborateurs emploient aujourd’hui Microsoft Teams une fois par semaine, et utilisent désormais leur mobile de manière quotidienne pour accéder à leurs outils professionnels.

« Nous n’avons jamais été aussi performants qu’aujourd’hui. Nous sommes très satisfaits de l’engagement d’Insight qui a réellement apporté un suivi individualisé et nous a permis non seulement de mener à bien ce projet mais aussi de concentrer notre temps sur notre cœur de métier et des actions créatrices de valeur. De plus, nos collaborateurs sont très souvent en mouvement et pouvoir profiter de la même expérience de collaboration et de toutes les informations nécessaires via nos téléphones mobiles, nous fait gagner un temps de travail considérable » déclare Christophe Grosbost, Président d’ITiForums et Directeur Stratégique du CRiP et de l’IMA.

« Au CRiP, nous avons deux partenaires quotidiens et stratégiques : ITiForums et BeeInn. Donc le fait que nous soyons désormais tous sous le même environnement Office 365, cela a vraiment créé du lien. Cela nous a permis en interne de sortir des modes en silos avec par exemple des fichiers séparés, et d’entrer dans une nouvelle ère de collaboration. De plus, en externe, nous avions vraiment besoin, d’autant plus avec le Covid-19, d’un outil flexible nous permettant d’organiser des rendez-vous et des conférences en digital, et passer à MS Teams nous a permis de débloquer tout problème technique, car c’est aujourd’hui LA référence chez nos adhérents. Enfin, l’accès aux outils Office sur mobile, comme Teams ou OneDrive, fut une vraie révolution chez nos employés, qui n’utilisaient auparavant que très peu leur téléphone pour collaborer. Je dois également noter que j’ai trouvé les équipes Insight extrêmement réactives, à l’écoute, et je dirais même bienveillantes. » conclut Sylvie Roche, Directeur Général du CRiP.